Strategieworkshop planen: Ablauf, Agenda und Methoden für zwei Tage

Was gehört in die Vorbereitung eines Strategieworkshops?

Im StrategyFrame® heißt dieser Termin Strategie-Workshop I und gehört zum Schritt FOKUSSIEREN, dem dritten von acht. Was darin passiert, hat eine feste Reihenfolge: Erst die Ergebnisse der Situationsanalyse, dann die gemeinsamen Erkenntnisse, dann die Herausforderungen, dann die Handlungsoptionen und erst am Ende das Zielbild. Wer die Reihenfolge umstellt, diskutiert Ziele, bevor klar ist, worauf sie antworten.

Die Vorbereitung entscheidet über das Ergebnis und sie beginnt vier bis sechs Wochen vor dem Termin.

Drei Dinge müssen vorliegen, bevor die Runde zusammenkommt: Eine Auswertung, woran das Unternehmen tatsächlich verdient, eine Einschätzung zur Marktentwicklung und Interviews mit den Beteiligten, die vorher einzeln erzählen, was sie für die drängendste Frage halten.

Die Interviews sind der unterschätzte Teil. Was Menschen einzeln sagen, unterscheidet sich systematisch von dem, was sie in der Runde sagen. Wer diese Unterschiede vorher kennt, moderiert die zwei Tage völlig anders.

Ohne Vorbereitung geht der erste Vormittag dafür drauf, und zwar zuverlässig. Dann bleiben von zwei Tagen anderthalb.

Wie lang muss der Workshop sein?

Zweieinhalb Tage. Das klingt nach viel und ist der häufigste Streitpunkt in der Planung. Immer wieder gibt es Chefs, die nicht mehr als einen Arbeitstag opfern wollen. Der Rechenweg dagegen ist einfach: Bis alle Teilnehmenden gedanklich angekommen sind und die Ausgangslage wirklich akzeptiert ist, vergeht üblicherweise ein ganzer Tag. Wer nur diesen einen Tag hat, kommt genau bis dorthin und fährt ohne Zielbild nach Hause.

Der halbe Tag zu Beginn ist kein Puffer. Er ist der Grund, warum am zweiten Morgen sofort gearbeitet werden kann statt anzukommen.

Bei allem, was über den Arbeitsauftrag hinausgeht, gilt: Weniger ist mehr. Inspirierende Gastredner, die den Ironman bestritten haben, und zusätzliche Teamaktivitäten kosten die Zeit, die für das Zielbild fehlt. Das gemeinsame Abendessen genügt.

Welche drei Fragen müssen vorher mit Ja beantwortet sein?

Bevor der Workshop startet, gehören drei Fragen geklärt. Fällt eine Antwort auf Nein, verschiebt lieber den Termin, als ihn zu halten.

• Ist die Situationsanalyse abgeschlossen? Nicht begonnen, nicht größtenteils. Abgeschlossen.
• Sind alle Teilnehmenden eingeladen? Wer im Workshop entscheidet, muss von Anfang an dabei sein.
• Waren alle an der Situationsanalyse beteiligt? Über ein Interview, über die Bearbeitung eines Moduls, mindestens über die Leitfragen. Wer die Analyse zum ersten Mal im Workshop sieht, diskutiert dort über Datenqualität statt über Richtung.

Danach folgt die eigentliche Planung entlang von fünf Leitfragen: Nach der Zielsetzung des Workshops, nach Dauer und Ablauf, nach den Teilnehmenden, nach dem Ort und nach der Moderation. Aus den Antworten entsteht die Agenda, nicht umgekehrt.

Welche Methoden passen in welchen Block?

Für den ersten Block braucht es gute Unterlagen, keine Methode. Methoden helfen erst, wenn diskutiert wird.

• Optionen sammeln: SWOT als Ableitung, nicht als Listenübung. Die Frage lautet nicht „was sind unsere Stärken“, sondern „welche unserer Stärken trifft auf welche Marktentwicklung“.
• Optionen bewerten: Dieselben drei bis vier Kriterien für alle Optionen, vorher festgelegt. Wer die Kriterien erst bei der Bewertung festlegt, legt sie passend zur Lieblingsoption fest.
• Verzicht sichtbar machen: Eine Liste dessen, was ihr künftig nicht mehr tut. Ohne sie ist jede Strategie eine Absichtserklärung.
• Festhalten: Ein Blatt, eine Seite, alle Beschlüsse. Wenn es nicht auf eine Seite passt, wurde nicht entschieden.

Wer moderiert, intern oder extern?

Die ehrliche Antwort hängt an einer Frage: Hat die Person, die moderiert, eine Meinung zum Ergebnis?

Wenn der Geschäftsführer moderiert, passieren zwei Dinge. Die Runde liest aus jeder Nachfrage eine Bewertung und der Geschäftsführer kann seine eigene Position nicht vertreten, ohne die Moderation aufzugeben. Beides kostet mehr, als eine externe Moderation kostet.

Intern funktioniert es, wenn jemand die Rolle hat, aber keine Position im Thema, etwa aus einem anderen Bereich. Das ist selten, aber wenn es geht, ist es der günstigste Weg.

Wie hältst du Entscheidungen fest, damit sie halten?

Drei Angaben pro Beschluss: Was entschieden wurde, wer es verantwortet, bis wann der erste Schritt sichtbar ist. Fehlt eine davon, ist es kein Beschluss.

Das Protokoll entsteht im Workshop, nicht danach. Was drei Tage später aus Notizen rekonstruiert wird, ist die Erinnerung des Protokollanten. Ein Beschluss, der am Bildschirm für alle sichtbar formuliert wird, während die Runde noch im Raum sitzt, ist ein anderer Beschluss.

Was passiert in den zwei Wochen danach?

Genau hier entscheidet sich, ob der Workshop gewirkt hat. Zwei Wochen sind das Fenster, in dem die Energie noch trägt.

• Die eine Seite verschicken, spätestens nach zwei Tagen. Nicht das Foto der Pinnwand.
• Den nächsten Termin setzen, bevor alle auseinandergehen. Ein Termin in vier Wochen, der im Raum vereinbart wird, findet statt. Einer, der später gesucht wird, wandert.
• Die ersten Initiativen starten, auch wenn die Planung noch nicht vollständig ist. Ein sichtbarer erster Schritt ist mehr wert als ein vollständiger Plan im vierten Monat.
• Den Rest des Unternehmens informieren. Nicht mit dem Strategiepapier. Mit dem, was sich für die Bereiche konkret ändert.