Strategieworkshop planen: Ablauf, Agenda und Methoden für zwei Tage

Was gehört in die Vorbereitung eines Strategieworkshops?

Die Vorbereitung entscheidet über das Ergebnis, und sie beginnt vier bis sechs Wochen vor dem Termin.

Drei Dinge müssen vorliegen, bevor die Runde zusammenkommt: eine Auswertung, woran das Unternehmen tatsächlich verdient, eine Einschätzung zur Marktentwicklung, und Interviews mit den Beteiligten, die vorher einzeln erzählen, was sie für die drängendste Frage halten.

Die Interviews sind der unterschätzte Teil. Was Menschen einzeln sagen, unterscheidet sich systematisch von dem, was sie in der Runde sagen. Wer diese Unterschiede vorher kennt, moderiert die zwei Tage völlig anders.

Ohne Vorbereitung geht der erste Vormittag dafür drauf, und zwar zuverlässig. Dann bleiben von zwei Tagen anderthalb.

Wie sieht eine Agenda für zwei Tage aus?

Drei Blöcke, verteilt auf zwei Tage. Der Rhythmus ist wichtiger als die Uhrzeiten.

Welche Methoden passen in welchen Block?

Für den ersten Block braucht es keine Methode, sondern gute Unterlagen. Methoden helfen erst, wenn diskutiert wird.

• Optionen sammeln: SWOT als Ableitung, nicht als Listenübung. Die Frage lautet nicht „was sind unsere Stärken“, sondern „welche unserer Stärken trifft auf welche Marktentwicklung“.
• Optionen bewerten: Dieselben drei bis vier Kriterien für alle Optionen, vorher festgelegt. Wer die Kriterien erst bei der Bewertung festlegt, legt sie passend zur Lieblingsoption fest.
• Verzicht sichtbar machen: Eine Liste dessen, was ihr künftig nicht mehr tut. Ohne sie ist jede Strategie eine Absichtserklärung.
• Festhalten: Ein Blatt, eine Seite, alle Beschlüsse. Wenn es nicht auf eine Seite passt, wurde nicht entschieden.

Wer moderiert, intern oder extern?

Die ehrliche Antwort hängt an einer Frage: Hat die Person, die moderiert, eine Meinung zum Ergebnis?

Wenn der Geschäftsführer moderiert, passieren zwei Dinge. Die Runde liest aus jeder Nachfrage eine Bewertung, und der Geschäftsführer kann seine eigene Position nicht vertreten, ohne die Moderation aufzugeben. Beides kostet mehr, als eine externe Moderation kostet.

Intern funktioniert es, wenn jemand die Rolle hat, aber keine Position im Thema, etwa aus einem anderen Bereich. Das ist selten, aber wenn es geht, ist es der günstigste Weg.

Wie hältst du Entscheidungen fest, damit sie halten?

Drei Angaben pro Beschluss: was entschieden wurde, wer es verantwortet, bis wann der erste Schritt sichtbar ist. Fehlt eine davon, ist es kein Beschluss.

Das Protokoll entsteht **im Workshop**, nicht danach. Was drei Tage später aus Notizen rekonstruiert wird, ist die Erinnerung des Protokollanten. Ein Beschluss, der am Bildschirm für alle sichtbar formuliert wird, während die Runde noch im Raum sitzt, ist ein anderer Beschluss.

Was passiert in den zwei Wochen danach?

Genau hier entscheidet sich, ob der Workshop gewirkt hat. Zwei Wochen sind das Fenster, in dem die Energie noch trägt.

• Die eine Seite verschicken, spätestens nach zwei Tagen. Nicht das Foto der Pinnwand.
• Den nächsten Termin setzen, bevor alle auseinandergehen. Ein Termin in vier Wochen, der im Raum vereinbart wird, findet statt. Einer, der später gesucht wird, wandert.
• Die ersten Initiativen starten, auch wenn die Planung noch nicht vollständig ist. Ein sichtbarer erster Schritt ist mehr wert als ein vollständiger Plan im vierten Monat.
• Den Rest des Unternehmens informieren. Nicht mit dem Strategiepapier, sondern mit dem, was sich für die Bereiche konkret ändert.