Erkenntnisse formulieren: Aus Daten ein gemeinsames Verständnis machen

Warum reicht die Analyse nicht aus?

Weil Daten nicht für sich sprechen. Zwei Personen können dieselbe Auswertung ansehen und zu gegensätzlichen Schlüssen kommen, ohne dass eine von beiden falsch liegt.

Ein gemeinsames Verständnis für den Status quo zu schaffen, ist deshalb eine eigene Führungsaufgabe und keine Folge der Analyse. Sie findet im Workshop statt, mit allen, die später mitentscheiden.

Der Test ist einfach: Lasst jede Person im Raum unabhängig die drei wichtigsten Befunde aufschreiben. Wenn dabei sechs verschiedene Listen entstehen, ist genau das die Arbeit, die noch vor euch liegt.

Für den Ablauf heißt das: Reserviert dafür einen eigenen Block im Workshop, mit eigener Uhrzeit und eigener Moderation. Was zwischen zwei anderen Themen erledigt wird, bekommt die Gründlichkeit, die dazwischen passt.

Dieser Schritt steht zwischen zwei anderen, die beide Aufmerksamkeit bekommen: Der Analyse davor und der Entscheidung danach. Er selbst wird übersehen, weil er nichts Neues hervorbringt. Er ordnet nur.

Wie läuft das Modul im Workshop ab?

Zuerst werden die Ergebnisse der Situationsanalyse vorgestellt, Modul für Modul, quantitativ und qualitativ nebeneinander. Diese Kombination zeigt, wo Zahlen und Aussagen übereinstimmen und wo sie sich widersprechen. Die Widersprüche sind die interessanten Stellen.

Danach übersetzt das Team die Befunde in eigene Sätze. Dafür wird die Gruppe geteilt, jede Kleingruppe bearbeitet ein oder zwei Module.

Zum Schluss kommen die Erkenntnisse ins Plenum, werden diskutiert, ergänzt und in eine Rangfolge gebracht. Was oben steht, geht in den nächsten Schritt.

Für die Aufteilung in Kleingruppen gilt eine einfache Regel: Setzt Personen zusammen, die im Alltag selten miteinander arbeiten. Wenn Vertrieb und Produktion dasselbe Modul bearbeiten, entstehen Formulierungen, die beide Seiten aushalten, und genau die tragen später.

Der Moderator überträgt die endgültigen Formulierungen auf die Modulkarten. Damit ist die Situationsanalyse abgeschlossen und in eine Form gebracht, mit der sich weiterarbeiten lässt.

Was ist die 6-3-5-Methode?

Ein Verfahren, das jede Person zum Schreiben bringt, bevor jemand redet. Das ist der ganze Trick: Wer zuerst diskutiert, übernimmt die Formulierung der lautesten Stimme im Raum.

Bei sechs Personen ergeben sich also sechs Runden. Der Zeitbedarf liegt bei etwa 45 Minuten je Modul und das ist knapp kalkuliert.

Der Nebeneffekt ist wichtiger als das Verfahren: Am Ende hat jede Person im Raum an jeder Erkenntnis mitgeschrieben. Das macht den Unterschied zwischen Zustimmung und Mitträgerschaft.

Woran erkennt ihr eine brauchbare Erkenntnis?

An vier Eigenschaften. Sie klingen selbstverständlich und werden trotzdem regelmäßig verfehlt.

• Sie enthält eine Ursache oder eine Folge. „Der Umsatz sinkt“ ist ein Messwert. „Wir verlieren Marktanteile, weil Wettbewerber ihre Kostenposition ausbauen“ ist eine Erkenntnis.
• Sie kommt ohne Fachjargon aus. Auch jemand, der nicht in eurem Haus arbeitet, muss sie verstehen.
• Sie ist präzise. Keine Formulierung, die sich in zwei Richtungen lesen lässt.
• Sie ist unbequem genug, um etwas zu bewegen. Ein Satz, dem alle sofort zustimmen, war meistens schon vorher allen klar.

So klingen Sätze, die tragen: „Die Kunden erwarten zunehmend Individualisierung.“ „Die Zeiten des Vollsortiments sind vorbei.“ „Unsere B2B-Kunden erweitern ihre Wertschöpfung und übernehmen selbst, was bisher unser Kerngeschäft war.“

So klingen Sätze, die nicht tragen: „Verbesserungsbedarf im Bereich Kundenschnittstelle.“ Das ist eine Überschrift ohne Aussage, und im Workshop nickt jeder, ohne dasselbe zu meinen.

Wie viele Erkenntnisse sind sinnvoll?

Zwei bis vier je Modul, also insgesamt etwa zwölf bis zwanzig. Mehr lässt sich in einem Workshop nicht sinnvoll gegeneinander abwägen.

Rechnet je Modul mit etwa 45 Minuten, wenn ihr die Methode sauber durchzieht. Bei sechs Modulen sind das viereinhalb Stunden, also faktisch ein Workshoptag allein für diesen Schritt. Das ist der Preis dafür, dass am Ende alle dasselbe unterschreiben.

Die Begrenzung ist selbst schon eine Entscheidung. Wer aus jeder Auswertung drei Befunde mitnimmt, hat am Ende vierzig Punkte und keine Rangfolge und die Diskussion verlagert sich vom Inhalt auf die Sortierung.

Die Bewertung mit Klebepunkten ist dabei mehr als ein Ritual. Sie zwingt jede Person, sich festzulegen und sie macht sichtbar, wenn das Team in zwei Lager zerfällt. Genau dort lohnt danach ein eigenes Gespräch.

Ein zweiter Grund für die Begrenzung liegt in der Kommunikation. Was am Ende in der Organisation ankommt, sind drei bis fünf Sätze. Wer zwanzig formuliert, entscheidet nicht selbst, welche fünf davon überleben, sondern überlässt die Auswahl dem Zufall.

Nehmt die Erkenntnisse, die keine Punkte bekommen haben, nicht sofort vom Tisch. Notiert sie an einer Stelle, die im zweiten Workshop noch einmal aufgerufen wird. Manche Befunde brauchen ein paar Wochen, bis ihre Bedeutung sichtbar wird.

Was wird aus den Erkenntnissen?

Sie bilden den ersten Teil der Argumentationskette, mit der ihr später eure Strategie erklärt. Gelesen in einer Reihe sollen sie einen Zusammenhang ergeben und die Dringlichkeit deutlich machen.

Lest die Erkenntnisse dafür am Ende des Tages einmal laut hintereinander vor. Was dabei stockt oder sich wiederholt, ist noch nicht fertig. Dieser Test dauert fünf Minuten und findet zuverlässig die Stellen, an denen zwei Module dasselbe sagen.

Fünf Leitfragen sollten sie am Ende gemeinsam beantworten: Warum müssen wir uns verändern? Warum gerade jetzt? Welche äußeren Faktoren zwingen uns zu Entscheidungen? Welche internen Hausaufgaben stehen an? Und worauf können wir dabei aufbauen?

Wenn die Kette diese fünf Fragen trägt, habt ihr mehr als eine Analyse. Ihr habt den Anfang einer Erzählung, die auch außerhalb des Führungskreises funktioniert.

Wer die Kette prüfen will, liest sie jemandem vor, der nicht dabei war. Wenn diese Person am Ende sagen kann, warum ihr etwas ändern müsst, trägt sie. Wenn sie nachfragt, fehlt ein Glied.

Genau darin liegt der Ertrag dieses Moduls. Die Sätze, die hier entstehen, tauchen ein Jahr später in Betriebsversammlungen, Mitarbeitergesprächen und Kundenpräsentationen wieder auf, meist wörtlich.