Strategiesoftware im Vergleich: Welche Funktionen der Mittelstand wirklich braucht

Was macht Strategiesoftware, was eine Tabelle nicht macht?

Die meisten Strategien im Mittelstand leben in einer Präsentation und einer Tabelle. Die Präsentation entsteht für die Klausurtagung, die Tabelle für das Controlling. Beide sind am Tag ihrer Erstellung korrekt und ab Woche drei ein Näherungswert.

Der Unterschied ist nicht die Darstellung. Eine Tabelle kann alles abbilden, was auch ein Strategiewerkzeug abbildet: Ziele, Verantwortliche, Termine, Fortschritt. Was sie nicht kann, ist den Zusammenhang halten. Ändert sich ein Ziel, ändert sich in der Tabelle eine Zelle und sonst nichts. Niemand merkt, dass drei Initiativen daran hingen, dass zwei davon jetzt ins Leere laufen und dass die Investition, die im Herbst beschlossen wurde, ihre Begründung verloren hat.

Genau dort setzen Strategiewerkzeuge an. Sie verbinden Entscheidungen mit dem, was aus ihnen folgt, und machen sichtbar, wenn dieser Zusammenhang bricht. Das ist der ganze Mehrwert, und er ist größer, als er klingt.

Welche drei Funktionen braucht ein Mittelständler wirklich?

Anbieterlisten führen dreißig Merkmale auf. Drei davon entscheiden, ob das Werkzeug nach sechs Monaten noch benutzt wird.

Was auf der Liste fehlt und selten gebraucht wird: Szenariorechnungen mit vielen Variablen, Benchmark-Datenbanken und Auswertungen, die auf ein Controlling mit eigener Abteilung zugeschnitten sind. Sie verkaufen gut, weil sie in der Vorführung beeindrucken. Benutzt werden sie dort, wo jemand ganztags dafür zuständig ist, und das ist unterhalb von etwa tausend Mitarbeitern selten der Fall.

OKR-Tool, Strategiesoftware, Portfolio-Werkzeug: was ist der Unterschied?

Drei Kategorien treten unter demselben Suchbegriff an und lösen verschiedene Probleme. Wer die Kategorie verwechselt, kauft ein gutes Werkzeug für die falsche Frage.

Die Verwechslung zwischen den ersten beiden ist harmlos, beide arbeiten unterhalb der Strategie. Teuer wird die dritte: Ein Unternehmen führt ein OKR-Werkzeug ein, um Klarheit über die Richtung zu bekommen, und bekommt stattdessen eine sauber gepflegte Zielhierarchie über einer ungeklärten Frage. Nach zwei Quartalen wirkt die Methode schuld, dabei fehlte die Entscheidung davor.

Was kostet Strategiesoftware und woran hängt der Preis?

Belastbare Listenpreise nennt in diesem Feld kaum ein Anbieter, weil sich die Angebote weniger über Funktionen unterscheiden als über den Umfang der Begleitung. Drei Modelle sind üblich.

• Preis je Nutzer und Monat. Üblich bei OKR- und Portfolio-Werkzeugen. Rechnet sich, solange nur das Führungsteam damit arbeitet, und wird unangenehm, sobald die zweite Ebene dazukommt.
• Jahreslizenz für das Unternehmen. Üblich bei Strategiewerkzeugen, weil die Nutzerzahl in Wellen schwankt: In der Entwicklungsphase arbeiten viele daran, danach wenige.
• Lizenz plus Begleitung. Die Software allein, ohne jemanden, der den Prozess führt, ist der häufigste Grund für eine Einführung, die nach einem Quartal einschläft.

Die verlässlichere Rechnung ist ohnehin eine andere. Setz den Preis nicht gegen den Nutzen, sondern gegen das, was die Alternative kostet: Eine klassische strategische Analyse durch eine Beratung liegt im deutlich sechsstelligen Bereich, und danach gehört dir ein Foliensatz, aber nicht das Wissen dahinter.

Woran scheitert die Einführung in der Praxis?

Die Muster wiederholen sich, und keines davon hat mit der Software zu tun.

• Es gibt keine entschiedene Strategie. Das Werkzeug wird gekauft, um Klarheit zu schaffen, und macht stattdessen sichtbar, dass die Klarheit fehlt. Das ist ein nützlicher Befund und ein teurer Weg dorthin.
• Die Geschäftsführung benutzt es nicht selbst. Wird die Pflege delegiert, ist das Werkzeug innerhalb von zwei Quartalen ein Berichtswesen. Berichtswesen liest man einmal im Monat, Strategie braucht man wöchentlich.
• Es läuft parallel zur Tabelle. Solange die alte Datei weiterlebt, gewinnt sie, weil alle sie kennen. Eine Einführung ohne Abschalttermin für das Bisherige ist keine Einführung.
• Zu viel auf einmal. Wer mit Zielsystem, Portfolio, Maßnahmen und Kennzahlen gleichzeitig startet, verbringt das erste Quartal mit Datenpflege. Ein Zielbild und fünf Initiativen reichen für den Anfang.

Wann lohnt sich gar keine Software?

Es gibt drei Fälle, in denen die ehrliche Antwort lautet: noch nicht.

• Unter etwa hundert Mitarbeitern. Wenn die Geschäftsführung alle Entscheidungsträger im selben Raum versammeln kann, ist das Abstimmungsproblem, das Software löst, keines. Ein gemeinsames Dokument und ein fester Termin alle sechs Wochen tragen weiter.
• Wenn die Strategie gerade erst entsteht. Ein Werkzeug bildet Entscheidungen ab, es trifft sie nicht. Vor der ersten Fassung braucht es einen Prozess, nicht eine Oberfläche.
• Wenn niemand es führen will. Software braucht eine Person, die sie im Führungskreis vertritt. Findet sich die nicht, ist die Einführung eine Frage der Zeit bis zum Stillstand.

Das gilt auch für uns. Wir bauen selbst ein Strategiewerkzeug, und in diesen drei Fällen ist es die falsche Anschaffung. Ein Unternehmen mit sechzig Mitarbeitern, das seine Strategie zum ersten Mal ordnet, ist mit zwei gut vorbereiteten Workshops besser bedient als mit einer Lizenz.