Digitalisierungsstrategie: der Fahrplan vor dem ersten Tool

Warum beginnt eine Digitalisierungsstrategie nicht mit Software?

Weil Software einen Prozess abbildet. Steht der Prozess nicht fest, bildet sie den ab, den der Anbieter für richtig hält, und die Differenz zahlt ihr in Anpassungen, Schulungen und Umwegen.

Der zweite Grund ist die Reihenfolge der Entscheidungen. Ein Werkzeug lässt sich in acht Wochen auswählen. Die Frage, welche Arbeit künftig wegfallen soll, braucht eine Entscheidung der Geschäftsführung und die dauert länger. Wer zuerst kauft, hat die Entscheidung an den Einführungstermin delegiert.

Eine Digitalisierungsstrategie beantwortet drei Fragen und keine davon ist eine Produktfrage: Welche Arbeit läuft künftig anders, in welcher Reihenfolge gehen wir das an und wer verantwortet jedes Vorhaben mit Namen. Passt das auf eine Seite, ist die Strategie fertig. Alles darüber hinaus ist Umsetzungsplanung und gehört in die Hände der Person, die das jeweilige Vorhaben führt.

Welche drei Entscheidungen gehören davor?

Sie sind unbequem, weil sie Zuständigkeiten und Gewohnheiten berühren. Genau deshalb werden sie gern durch eine Softwareauswahl ersetzt.

• Was ist der Zweck? Weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeit, geringere Kosten oder mehr Umsatz. Diese vier führen zu unterschiedlichen Vorhaben. Wer alle vier nennt, hat keinen Zweck benannt.
• Welche Arbeit fällt weg? Nicht „wird einfacher“, sondern fällt weg. Erfassung, Nachfrage, Weiterleitung, Kontrolle. Wenn niemand einen Arbeitsschritt benennen kann, der verschwindet, wird das Vorhaben die Arbeit vermehren.
• Wer entscheidet im Zweifel? Digitalisierung erzeugt Konflikte zwischen Bereichen, weil ein Prozess über Grenzen läuft. Ohne eine Person, die zwischen Vertrieb und Fertigung entscheidet, endet jedes Vorhaben in einer Abstimmungsrunde.

Die dritte Frage ist die, an der es im Mittelstand am häufigsten hängt. Sie wird meist mit „das machen wir gemeinsam“ beantwortet, und das bedeutet in der Praxis, dass der Prozess so bleibt, wie er ist.

In welcher Reihenfolge gehst du die Vorhaben an?

Nach Nutzen pro Aufwand, nicht nach Sichtbarkeit. Die Reihenfolge unten hat sich in mittelständischen Unternehmen bewährt, weil sie mit Arbeit beginnt, die alle als Last erleben.

Die häufigste Abweichung ist der Sprung auf Stufe vier, weil ein Auswertungswerkzeug schnell installiert ist und gut aussieht. Es zeigt dann Zahlen, denen niemand traut, und verbrennt das Vertrauen in das gesamte Vorhaben.

Ein Sonderfall ist der Wechsel des ERP-Systems. Er berührt alle fünf Stufen gleichzeitig und bindet je nach Größe ein bis zwei Jahre Aufmerksamkeit. Wenn dieser Wechsel ohnehin ansteht, gehören die Vorhaben der Stufen eins bis drei in sein Projekt statt daneben, sonst baut ihr Abläufe zweimal. Steht er nicht an, ist er auch keine Voraussetzung: Die doppelte Erfassung lässt sich in fast jedem Bestandssystem beenden.

Wie groß schneidest du das erste Vorhaben zu?

So, dass in zwölf Monaten etwas fertig ist, das im Alltag benutzt wird. Diese Frist ist keine Projektregel, sie ist eine Aussage über Aufmerksamkeit: Länger hält kein mittelständisches Unternehmen ein Vorhaben oben auf der Liste.

Praktisch bedeutet das einen Zuschnitt entlang eines Ablaufs, nicht entlang einer Abteilung. Ein Beispiel: „von der Bedarfsmeldung bis zur bestätigten Bestellung ohne Papier und ohne doppelte Eingabe“ statt „wir digitalisieren den Einkauf“. Der erste Satz beschreibt ein Gebiet, der zweite einen Weg mit Anfang und Ende.

Dazu gehört ein Abschaltdatum für den alten Weg. Solange beide Wege offen sind, benutzen Leute unter Druck den bekannten. Ein Vorhaben ohne dieses Datum erzeugt Parallelarbeit statt Entlastung.

Was kostet Digitalisierung wirklich?

Der Lizenzpreis ist der kleinere Teil. In der Praxis liegt der Aufwand für Einführung, Datenpflege und Schulung oft beim Doppelten der Software. Die eigene Arbeitszeit dafür steht in keinem Angebot.

Vier Posten gehören in jede Rechnung:

• Lizenzen oder Miete, gerechnet über fünf Jahre statt über eins.
• Einführung und Anpassung, meist durch den Anbieter oder einen Partner.
• Datenarbeit, also Stammdaten prüfen, Altlasten bereinigen, Dubletten auflösen. Dieser Posten wird am häufigsten übersehen und ist bei älteren Systemen der größte.
• Eigene Zeit, also die Tage, die Mitarbeiter für Abstimmung, Test und Einarbeitung nicht im Tagesgeschäft sind.

Wer diese vier Posten benennt, kommt auf eine Zahl, die höher ist als erwartet. Sie ist trotzdem die nützlichere Grundlage, weil das Vorhaben sonst im zweiten Jahr am Budget hängt und dann als gescheitert gilt.

Ein Hinweis zu Fördermitteln: Für Digitalisierungsvorhaben gibt es Programme auf Bundes- und Länderebene, deren Bedingungen sich regelmäßig ändern. Sie sind ein Zuschuss zur Entscheidung, nie ihr Grund. Ein Vorhaben, das nur wegen einer Förderung startet, endet mit dem Förderzeitraum.

Woran scheitern Digitalisierungsprojekte im Mittelstand?

An drei Dingen. Technik ist keines davon.

• Kein Verantwortlicher aus dem Fachbereich. Liegt das Vorhaben in der IT, entsteht ein System, das der Fachbereich nicht als sein eigenes ansieht. Die IT baut, der Fachbereich prüft, niemand entscheidet.
• Stammdaten, die niemand pflegt. Drei Artikelnummern für dasselbe Teil machen jede Auswertung falsch. Die Pflege braucht eine Person mit Zeit, nicht eine Regel im Handbuch.
• Keine Entlastung für die Beteiligten. Wenn Einführung und Tagesgeschäft parallel laufen, gewinnt das Tagesgeschäft. Das Vorhaben verschiebt sich um Monate, ohne dass jemand eine Entscheidung getroffen hätte.

Diese drei Punkte kosten Entscheidungen, keine Investition. Deshalb gehören sie in dieselbe eine Seite, auf der die Strategie steht, und werden dort mit Namen und Datum versehen.

Dazu kommt ein Punkt, der sich leicht erledigen lässt und trotzdem oft fehlt: Einarbeitung während der Arbeitszeit, mit einer Person je Bereich, die Fragen beantwortet. Zwei Stunden Schulung für ein System, das den Arbeitstag bestimmt, reichen nicht. Wo diese Begleitung fehlt, entstehen private Nebenlisten in Tabellen. Damit ist die doppelte Erfassung zurück, nur unsichtbar.